本人在天津专门从事招投标行政工作已经六年了, 其中最为心跳加速的瞬间就是: 在最后关头的前两天突然接到了紧急通知表示, 那些必备的文件必须得在次日送达。
关于通过航空快递发送标书文件这一具体事项, 我自始至终亲自处理过的案例多达百余次之多。接下来本文将把过往所踩过的所有陷阱以及最终摸索出的各种规律进行彻底剖析并详细讲解。
天津标书文件空运快吗
速度是快还是慢, 这主要看你是如何选择通道的。普通快递虽然标注着“次日达”这样的字样, 看起来很漂亮, 但是标书对于时效的要求往往是有一条红线的。这条红线通常不是指简单的第二天, 而是要求在当天的下班之前必须完成落地接收。我有一个非常具体的亲身经历可以说明这一点。
当时有一份文件在下午一点的时候送到了天津湾的收件点, 但是开标地点却是在成都。如果我们选择走普通的航空件运输, 那么这件物品一直到第三天的凌晨才刚刚落地。因为这个时间太晚了, 所以直接导致了废标的严重后果。
后来我发现那个紧急空运的规律, 从收件到起飞都控制在四个小时之内, 基本上就能保证当天或者第二天早上到达。
还有另外一个细节, 是很多人都会忽略掉的, 这个细节就是航班时刻本身。从天津出发的货运航班, 其分布情况是比较集中的, 多数集中在上午这个时间段, 以及下午两点钟之前的时间范围内。至于下午四点半之后的时候, 能够安排走货机班次的数量就骤然减少了很多。
我给自己定下了一个非常死板的规矩, 就是文件最迟必须在下午两点钟之前送到收件点这个地方, 只有这样子的话, 才能够赶上当天发出的最后一班飞机。如果拖延到三点钟以后, 那么基本上就只能等待第二天早上的第一班飞机了。
仅仅是一天的时间差的这种后果是非常严重的, 直接的结果就是会让标书变成废纸, 也就等于废掉了。
天津标书文件空运怎么包
标书文件看起来, 那也就是仅仅是一摞纸加上一个U盘而已。但是它在包装方面是真不能马虎对待。我现在所采用的标准做法, 是使用外层的那种硬质瓦楞纸箱。然后在箱体内部, 要用气泡膜把盛装文件的纸筒给严密地包裹起来。到了最里面, 还要再套上一种密封且防潮的袋子才行。
要知道天津的这个夏天湿度可是非常大的。在前年的那个时间里, 我亲眼看见过一位同行, 他是从天津飞来深圳的。当把这个箱子拆开的时候, 发现里面的纸页边缘全都卷了起来。并且装订线也彻底松开了两处。参与评标的专家当场就直接扣除了印象分。而那一分两分的, 后来确实是再也追不回来了。
在箱子的表面, 将“易碎”、“勿压”以及“此面向上”这些标记全部都粘贴整齐。收件人的电话号码, 需要使用防水笔来书写两遍。我还习惯于在箱子内部放置一张手写的清单。
在这张清单上, 会注明“内含正本三份、副本五份、U盘两个”。这样收件方在打开箱子之后, 就能够逐项进行核对工作。通过这种方式, 就节省掉了来回拨打电话进行确认的麻烦过程。
天津标书文件空运贵吗
费用主要是看重量还有距离。一份常规的标书配上U盘, 大概有两公斤多一点。如果是走天津飞北京、上海或者广州的加急件, 价格一般在八十元到一百五十元之间浮动。要是目的地是成都或者乌鲁木齐这样的远端城市, 那个价格就直接翻一番了。
大家不要只盯着那一个单价去算账, 把你自己骑电动车出去收快递点的油费, 还有请假被扣掉的工资全都加在一起考虑, 其实实际产生的差距并没有表面上看起来的那么巨大。
有一个节省成本的窍门, 如果招标方允许提交电子版材料, 那么可以将U盘单独作为轻件进行邮寄, 同时将纸质的正本通过标准航空快递发送, 这样通常能够节省大约三分之一的费用, 但是这里存在一个必须满足的前提条件, 那就需要招标文件中的文字明确说明电子版本与纸质版本具有同样的法律效力, 千万不要自己胡乱猜测, 一旦判断错误, 结果就会直接导致无效。
经过六年的奔跑, 我得到的最大体会只有一句话, 就是标书文件采取空运这种方式, 并不是简单地把东西寄过去, 而是一场为了赶上开标时间倒计时所进行的赛跑行为。
收件时间被硬性规定在下午两点之前必须到达, 包装环节需要多花费十分钟来进行防潮处理, 箱子内部的清单必须写得清清楚楚明白, 如果这三个步骤全部做得位当妥当的话, 基本上就不会出现差错或者问题, 至于剩下的事情, 就统统交给航班去处理。
