本人在天津从事招标代理工作已经将近十个年头了, 最让人心里发毛的情形就是听到客户说投标截止的日子已经到了可是投标文件还在物流运输的路上。天津这边把标书通过航空快递送出去这件事, 乍一看觉得没有什么技术难点, 但是真要是拖到截止时间前两小时才惊慌失措地去找物流渠道, 那么失败的几率是非常大的。
其实只要能够把时间安排线、文件封装要求以及签收确认这些关键细节全都考虑清楚, 想要在当天从天津把标书送到省会城市甚至北京去, 并不是没有办法实现的高难度动作。核心问题在于不能仅仅把文件投递给快递就算完成任务, 在运输过程中的每一个交接节点都要进行严密且持续的跟踪与监控。
能否实现当天抵达，其核心要点在于需要关注起飞的时间窗口以及目的地的具体航程情况。鉴于天津滨海机场的航班密度是比较大的, 如果能够在上午十点之前把标书交付到货站, 并且争取搭乘中午出发的班次, 那么通常情况下, 在下午基本是可以到达北京、上海和广州等大城市的。
但是, 如果是前往成都以及西安这类目的地, 由于大概率需要经过经停或者中转环节, 所以往往要到次日凌晨才能完成交付工作。
我有一个老客户是做市政工程的, 在早上六点的时候就开始动手封袋打包, 用力争取赶上了九点半的货机, 而下午两点半的时候标书就被放到了郑州招标办的窗口那里, 比正式的开标时间早了将近五个小时, 在他当时给我打电话的时候他的声音都在发抖, 并且对我说了以为这次又白干了。
这里有一个很多人都会踩到的坑洞, 需要关注这个小细节: 当你到达目的地的机场并去取文件的时候, 千万不要仅仅选择叫做“机场直送”的这种物流方式, 而是要明确指定地点为那个负责招标的办公室所位于的那个区的快递网点。
从机场前往市中心这一段路程是需要花费时间的, 你尽管计算得非常精准, 确信自己能够准时抵达, 然而却可能遭遇招标办公室在下午四点就已经关闭窗口并停止接收文件的情况, 导致你必须白白等待一个小时之久。
因此, 一定要提前与文件的接收方确认清楚最终的截止时间以及非常具体准确的地址位置, 从而将“货物送达至机场现场”与“货物被成功签收”这两个概念区分开来, 因为前者仅仅表示包裹只是路过了这个地点, 而后者才象征着文件真正完成了交付。
天津标书空运怎么寄
封装这项工作在整体工作中占据了极其重要的核心地位, 招标方对于投标文件有着非常严格且必须遵守的硬性规定和条件要求, 关于密封袋子中间的骑缝位置所加盖的红色印章、封闭口子时所使用的封条贴纸、以及对总文件件数进行的编号标记等细节, 无论缺少其中任何一种元素或者环节, 都有可能面临被直接拒收的风险, 千万不要因为想要偷懒省事就随手拿一个普通的快递包装袋把东西装起来然后邮寄过去, 等到货物送达对方那里进行拆开检查的时候, 如果发现骑缝位置的印章已经被蹭模糊了, 那么将会导致直接废标的严重后果, 之前花费了几万元去购买的投标资格费用也会随之全部打水漂。
正确的做法是采用硬质文件盒来装载投标文件, 然后在外部覆盖一只有防水功能的密封袋, 同时使用气泡膜将四个角进行保护, 接着在箱子的表面手写“投标文件、项目编号、仅限本人签收”的字样, 这种做法旨在为物品在转运的路径上增加一层关于自身身份的标识信息, 从而有效降低其被当作普通货物而随意丢弃的可能性。
在发出包裹之前, 你需要拍一段完整的视频。这个视频要把从封箱到贴标签的整个过程都记录下来, 不要嫌弃这么做会比较麻烦。这是因为如果以后有人胡搅蛮缠, 说他收到的箱子是开口状态, 那么你手里就有直接的证据支撑, 可以理直气壮地进行应对。另外, 你还应该在箱子内部塞入一张手写的纸条。
这张纸条上需要清楚地写明项目名称、联系人的电话号码以及“内有X份投标文件请小心轻放”这句话。接收包裹的人并不一定会每次都严格遵守操作规范, 所以, 如果你多一句提醒, 对方就可能会减少一分敷衍的态度。这样一来, 你的标书就会少一些被摔打和被挤压的风险。
我老是跟客户反复说一句话, 就是标书空运千万不要等到开标前六小时才去弄, 你要提前一天把件打好, 第二天一早就送到机场手里头留够一小时作为缓冲时间, 真要遇到航班取消这种小概率的极端天气事件你还来得及改成走高铁甚至是开车来兜底底牌, 招标这个行当差一分钟就全都完了, 不要拿整个项目去赌那一班飞机。
